CHIARAVALLI GROUP SPAInformativa CLIENTI e FORNITORI

Informativa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Gentili Signori, desideriamo informarVi che il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) prevede la tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali.

In conformità alla legge indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la Vostra riservatezza e i Vostri diritti.

Ai sensi dell’articolo 13 del predetto Regolamento, Vi forniamo quindi le seguenti informazioni.

1. Dati personali trattati, fonte dei Dati, finalità del trattamento dei Dati, base giuridica del trattamento e periodo di conservazione  

Per “Dati” si intendono quelli relativi a persone fisiche trattati da CHIARAVALLI GROUP S.P.A. per la stipula ed esecuzione del rapporto contrattuale con i propri clienti/fornitori, quali ad esempio quelli del legale rappresentante del cliente/fornitore che sottoscrive il contratto in nome e per conto di quest’ultimo, dei dipendenti/consulenti del cliente/fornitore, coinvolti nelle attività di cui al contratto, i Dati delle società del gruppo del cliente/fornitore per le quali quest’ultimo sottoscrive il contratto munito dei necessari poteri di rappresentanza, nonché le eventuali altre informazioni necessarie all’esecuzione del contratto e/o all’erogazione del servizio/i (anche di seguito indicati).  

La fonte da cui provengono i Dati è il cliente/fornitore.

In particolare, detti Dati saranno trattati per le finalità di seguito indicate.

A. Gestione della relazione contrattuale/commerciale, quali: soddisfacimento di specifiche richieste dell’interessato prima della conclusione del contratto; conclusione, modifiche, esecuzione del contratto; erogazione e gestione dei servizi connessi (attività di installazione, attivazione, migrazione, manutenzione e/o assistenza); gestione dei reclami.

La base giuridica del trattamento è:  

- Esecuzione del contratto per i Dati del legale rappresentante del fornitore/cliente

- Legittimo interesse per i Dati dei dipendenti/consulenti del fornitore/cliente, coinvolti nelle attività di cui al contratto.  

Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.  

B. Amministrativo – contabili, quali: fatturazione; gestione dei pagamenti, dei ritardi e dei mancati pagamenti; comunicazione dei Dati medesimi tra società del gruppo, per finalità organizzative, amministrative, finanziarie e contabili interne funzionali alle attività predette.

La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetta CHIARAVALLI GROUP S.P.A.

Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

C. Adempimento di obblighi o esercizio di diritti previsti dal diritto nazionale o dell'Unione Europea o da contratti collettivi in conformità con il diritto nazionale, quali: adempimento di obblighi previsti da normative comunitarie e nazionali, in particolare da leggi, regolamenti, ivi inclusi provvedimenti contingenti e urgenti per la tutela dell’ordine pubblico, l’accertamento e repressione dei reati.

La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il titolare del trattamento.

Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

D. Recupero crediti stragiudiziale (nel caso dei clienti), quali: tutela ed eventuale recupero del credito, direttamente o attraverso soggetti terzi (agenzie/società di recupero credito) ai quali saranno solo a tal fini comunicati.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse.

Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

E. Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti in sede giudiziaria.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse

Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

F. Registrazione al sito b2b di Chiaravalli Group. Nel caso in cui il Cliente ne faccia richiesta, i Suoi dati personali saranno trattati per l’attribuzione dei codici identificativi necessari per consentire la registrazione al sito e usufruire dei servizi riservati agli utenti registrati, ivi inclusa la possibilità di effettuare un acquisto online, consentire la conclusione del contratto di acquisto, la corretta esecuzione delle operazioni connesse al medesimo e le attività di assistenza post-vendita. I codici identificativi assegnati al Cliente sono necessari per effettuare l’accesso all’area riservata del sito e procedere alle operazioni di acquisto on–line. Tali codici sono comunicati solo al Cliente e possono essere conosciuti nei casi in cui ciò sia necessario per ragioni di servizio solo dal personale interno dell’ufficio ICT preposto alla gestione del sito, o da incaricati esterni che eventualmente collaborino alla manutenzione del sito stesso.

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte.

Periodo di conservazione dei Dati: fino a quando l’interessato non chiede di disiscriversi dal servizio.

G. Informative e promozionali/di marketing: come, a titolo esemplificativo, invio di comunicazioni commerciali/promozionali, tramite modalità automatizzate di contatto (come e-mail, sms o mms) e tradizionali (come telefonate con operatore e posta tradizionale) relative ai servizi offerti da CHIARAVALLI GROUP S.P.A. o segnalazione di eventi aziendali, nonché realizzazione di studi di mercato, analisi statistiche e rilevazione del grado di soddisfazione.

L’utilizzo delle coordinate di posta elettronica fornite dal cliente nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi analoghi, è consentito ai fini di invio di informative e newsletter. L'interessato, al momento della raccolta e in occasione dell'invio di ogni comunicazione, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente. Per cancellarsi dalla mailing list sarà sufficiente utilizzare la funzione “unsubscribe” riportata in calce ad ogni e-mail.

La base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento) e il legittimo interesse. Periodo di conservazione dei Dati: fino a quando l’interessato non chiede di disiscriversi dal servizio di comunicazione promozionale/invio di newsletter.

H. Sicurezza, ai sensi del D.lgs. 81/2008. Con particolare riferimento ai dati identificativi liberamente conferiti dall’ospite/visitatore presso le nostre sedi (nome, cognome, ente o azienda di appartenenza), il trattamento ha l’esclusiva finalità di garantire il rispetto delle procedure di sicurezza aziendale formalmente applicate, anche in forza delle disposizioni normative vigenti (es. annotazione nel registro/database visitatori, assegnazione badge temporaneo di riconoscimento, applicazioni degli obblighi di legge in materia di sicurezza sul lavoro).

La base giuridica del trattamento: necessità di adempiere ad obblighi legali cui è soggetto il titolare.

Periodo di conservazione dei Dati: i Dati verranno conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

2. Ambito di comunicazione, soggetti autorizzati al trattamento e trasferimento dei Dati in paesi non appartenenti all’Unione Europea

I Dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di titolari del trattamento, a titolo esemplificativo, autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti pubblici o privati, legittimati a chiedere i Dati (Es. banche e istituti di credito; Pubbliche amministrazioni e altre pubbliche autorità).

I Dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti esterni designati come responsabili del trattamento, che svolgono per conto del titolare specifiche attività, a titolo esemplificativo, la sua rete di distribuzione, le società e gli agenti che svolgono l’attività di recupero crediti per il titolare, consulenti legali, fiscali e amministrativi.

I Dati potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.

I Dati potranno essere oggetto di trasferimento in paesi non appartenenti all’Unione Europea, unicamente relativamente a quelli in cui il livello di protezione è ritenuto adeguato e/o sulla base delle adeguate garanzie ai sensi della normativa applicabile.

3. Conferimento dei Dati

Il conferimento dei Dati da parte del cliente/fornitore è facoltativo, tuttavia l’eventuale rifiuto di fornire tali Dati potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto/servizio.

4. Titolare del trattamento

In base alla Normativa Applicabile, il titolare del trattamento è CHIARAVALLI GROUP S.P.A. che ha sede legale in Milano - piazza Sicilia 6, nella persona del legale rappresentante pro-tempore e sedi operative in via per Cedrate 476 – 21044 Cavaria con Premezzo (VA).

A sua volta, CHIARAVALLI GROUP S.P.A. ha nominato un referente della protezione dei dati (Referente privacy), disponibile all’indirizzo: privacy@chiaravalli.com per qualunque informazione inerente il trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare, tra cui la richiesta dell’elenco dei responsabili che trattano dati per conto del titolare stesso.

5. Diritti dell’interessato

Scrivendo via e-mail all’indirizzo privacy@chiaravalli.com, l’interessato può chiedere a CHIARAVALLI GROUP S.P.A. l’accesso ai Dati che lo riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei Dati inesatti, l’integrazione dei Dati incompleti, la cancellazione dei Dati, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, nonché opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento effettuato per legittimo interesse del titolare.

L’interessato, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

L’interessato ha il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento per le finalità di marketing e di opporsi al trattamento dei Dati trattati per le medesime finalità. Resta ferma la possibilità per l’interessato che preferisca essere contattato per la suddetta finalità esclusivamente tramite modalità tradizionali di manifestare la sua opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate.

6. Modifiche all'informativa sulla privacy

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche, in qualsiasi momento, alla presente informativa, dandone idonea comunicazione attraverso il sito. Al fine di visionare le eventuali modifiche apportate, l’interessato è invitato a consultare con regolarità la presente informativa, la quale in ogni caso indica la data di ultimo aggiornamento.

Data di aggiornamento della presente informativa: luglio 2018.